Comment réussir sa migration vers la téléphonie cloud? Ubefone

Publié le 28 mars 2023

Comment Organiser Sa Migration Vers Telephonie Cloud

Suivez notre guide pour réussir la migration vers la téléphonie cloud et profiter pleinement de ses avantages !

Pourquoi opter pour la téléphonie cloud ?

La téléphonie cloud est en train de révolutionner les communications d’entreprise en offrant des solutions plus flexibles, évolutives et économiques que les systèmes traditionnels.

Selon une étude de Grand View Research, le marché mondial de la téléphonie cloud devrait atteindre 42,3 milliards de dollars d’ici 2026, avec un taux de croissance annuel composé (CAGR) de 16,4% entre 2019 et 2026

Dans cet article, nous vous présenterons les étapes clés et les meilleures pratiques pour réussir votre transition vers la téléphonie cloud.

Etape 0 : Contexte de migration vers la téléphonie cloud

Dans quels cas, une entreprise pourrait décider de migrer vers la téléphonie cloud ?

Croissance de l’entreprise : Lorsqu’une entreprise se développe, ses besoins en communication évoluent également. La téléphonie cloud permet de s’adapter facilement à cette croissance en ajoutant ou supprimant des utilisateurs, des lignes ou des fonctionnalités sans devoir investir dans de nouveaux équipements coûteux.

Mobilité et télétravail : La téléphonie cloud facilite le travail à distance et la mobilité des employés en leur permettant d’accéder à leur poste téléphonique depuis n’importe quel appareil connecté à Internet (ordinateur, smartphone, tablette), et ce, où qu’ils se trouvent.

Simplification de la gestion : La téléphonie cloud centralise la gestion des communications de l’entreprise, permettant aux administrateurs de gérer facilement les utilisateurs, les fonctionnalités et les paramètres à partir d’une interface en ligne.

Réduction des coûts : La téléphonie cloud permet de réduire les coûts d’investissement initiaux, les frais de maintenance et les coûts liés aux appels longue distance en utilisant les réseaux Internet pour acheminer les appels.

Et aussi

Fiabilité et sécurité : Les fournisseurs de téléphonie cloud offrent généralement une infrastructure sécurisée et redondante qui garantit la continuité des services en cas de panne ou de problème technique.

Fonctionnalités avancées : La téléphonie cloud offre de nombreuses fonctionnalités avancées, telles que la messagerie unifiée, la visioconférence, la collaboration en temps réel et l’intégration avec d’autres applications professionnelles (CRM, ERP, etc.), améliorant ainsi l’efficacité et la productivité des employés.

Scalabilité : La téléphonie cloud est hautement évolutive, permettant aux entreprises d’ajuster rapidement leurs capacités de communication en fonction de leurs besoins changeants, sans avoir à investir dans du matériel supplémentaire.

Flexibilité de déploiement : Les solutions de téléphonie cloud peuvent être déployées en tant que services hébergés, sur site ou en tant que solution hybride, offrant une grande flexibilité aux entreprises pour choisir le modèle qui correspond le mieux à leurs besoins et à leurs contraintes budgétaires.

L’intégration de la téléphonie cloud dans une entreprise peut être motivée par divers contextes, tels que la croissance, la mobilité, la simplification de la gestion, la réduction des coûts, la fiabilité, l’accès à des fonctionnalités avancées, la scalabilité et la flexibilité de déploiement. Découvrez toutes les cas d’usages d’Ubefone.

Etape 1 : Évaluation des besoins de votre entreprise

Avant de commencer la transition vers la téléphonie cloud, il est essentiel de déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de communications.

Posez-vous les questions suivantes :

Combien d’employés utiliseront le système ?
Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise ?
Quel est votre budget pour la téléphonie actuel ? Matériel, maintenance, entretien…
Quels sont nos besoins en matière de communication ? Évaluez les exigences actuelles et futures de votre entreprise en termes de fonctionnalités, d’évolutivité et de capacité.
Quel est votre budget pour la téléphonie cloud ? Déterminez combien vous êtes prêt à économiser sur les coûts d’infrastructure et de maintenance 🙂
Quelle est la nature de votre contrat aujourd’hui ?
Quelle est la qualité de notre connexion Internet ? Assurez-vous que votre connexion Internet est suffisamment robuste et fiable pour prendre en charge la qualité des appels et des services de téléphonie cloud.
Comment la solution de téléphonie cloud s’intègrera-t-elle avec nos autres systèmes existants ? Vérifiez si la solution est compatible avec vos autres applications professionnelles, telles que les outils de collaboration, gestion, CRM…
Quel niveau de sécurité et de conformité est offert par le fournisseur de téléphonie cloud ? Évaluez les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur pour protéger vos données et votre infrastructure, ainsi que leur conformité aux réglementations en vigueur.
Quel type de support technique est proposé par le fournisseur ? Informez-vous sur le niveau de support disponible, les heures d’assistance et les délais de réponse en cas de problème.
Quelle est la fiabilité et la disponibilité du service de téléphonie cloud ? Renseignez-vous sur les garanties offertes par le fournisseur en termes de disponibilité.
Demandez-vous si la société est propriétaire de sa solution, cela vous permettra de soumettre des cas particuliers et demandes adaptées à votre métier
Quelle est la politique de migration et de portabilité des numéros ? Assurez-vous que le fournisseur de téléphonie cloud facilite la migration de vos numéros de téléphone existants et la portabilité des numéros en cas de changement de fournisseur.
Quel est le niveau de personnalisation et de contrôle de la solution de téléphonie cloud ? Déterminez si la solution permet de personnaliser facilement les fonctionnalités, les paramètres et les workflows pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Quelle est la facilité d’utilisation et de gestion de la solution de téléphonie cloud ? Assurez-vous que la solution est facile à utiliser et à gérer pour les utilisateurs finaux et les administrateurs, en minimisant la courbe d’apprentissage et les efforts de formation.

Etape 2 : Choix du fournisseur de téléphonie cloud

Une fois les besoins de votre entreprise déterminés, il est temps de choisir un fournisseur de téléphonie cloud.

Prenez en compte les éléments suivants pour faire le meilleur choix :

La réputation et l’expérience du fournisseur dans le secteur
Les fonctionnalités proposées par le service
Les tarifs et les options de facturation
La qualité de la voix sur les différents supports comme le mobile
Le niveau de support technique et la qualité du service client
Les garanties en matière de sécurité et de confidentialité des données

Etape 3 : Planification de la migration

La migration vers la téléphonie cloud doit être soigneusement planifiée pour minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur. Voici quelques points à considérer lors de la planification :

Définir un calendrier de migration réaliste
Communiquer clairement les objectifs et les attentes aux employés
Prévoir une formation pour les utilisateurs sur les nouvelles fonction

La migration de la téléphonie vers le cloud est une étape cruciale !

La migration de la téléphonie vers le cloud est une étape cruciale pour les entreprises qui cherchent à moderniser leurs systèmes de communication, améliorer leur efficacité et réduire les coûts. Cependant, pour réussir cette transition, il est essentiel de poser les bonnes questions et d’adopter une approche structurée.

Chez Ubefone, nous sommes conscients des défis que représente la migration vers la téléphonie cloud, et nous nous engageons à accompagner nos clients tout au long de cette démarche.

Voici comment nous procédons dans les grandes lignes :

Analyse des besoins : Notre équipe d’experts travaille en étroite collaboration avec les dirigeants et les DSI pour évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise et déterminer les fonctionnalités et les capacités requises pour une solution de téléphonie cloud adaptée.
Planification et conception : Nous élaborons un plan de migration détaillé qui tient compte des contraintes techniques, opérationnelles et budgétaires de l’entreprise. Ce plan inclut la sélection de la solution cloud appropriée, la conception de l’architecture réseau, ainsi que la gestion des intégrations avec les autres systèmes de l’entreprise.
Formation et support : Notre équipe fournit une formation complète aux employés et aux administrateurs pour garantir une adoption optimale de la nouvelle solution de téléphonie cloud. Nous proposons également un support technique réactif pour résoudre rapidement les problèmes éventuels.
Migration et déploiement : Nous supervisons et coordonnons le processus de migration pour minimiser les perturbations et assurer une transition en douceur vers la téléphonie cloud. Cela inclut la configuration des services, la migration des données, la mise en place des équipements et la gestion des tests de validation.
Suivi et optimisation : Une fois la migration terminée, nous continuons à suivre de près les performances du système et à proposer des améliorations pour optimiser l’efficacité et la fiabilité de la solution de téléphonie cloud.