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Ne jamais répondre au téléphone lorsqu’on est un professionnel en télétravail n’est pas une solution !

L’entrepreneur ou le collaborateur en question peut passer à côté de l’appel d’une vie ! Par définition un appel téléphonique n’est pas uniquement lié à la notion d’urgence, c’est avant tout une action spontanée, immédiate et rapide !

Savez-vous pourquoi ces professionnels n’ont pas d’autres choix que de ne pas répondre ?

C’est parce que le smartphone n’est pas intelligent. Il ne dispose pas de fonctionnalités de téléphonie professionnelle qui permet d’utiliser au mieux cet excellent outil de communication.

Dans cet article nous vous présentons les possibilités qui s’offrent à vous pour augmenter votre productivité tout en conservant une disponibilité choisie.

Comment augmenter sa productivité en télétravail?

Le télétravail offre de nombreux avantages, tels que la flexibilité et le confort de travailler depuis chez soi. Cependant, cela peut parfois être perturbé par les incessants appels téléphoniques. Il est essentiel de mettre en place des stratégies pour éviter d’être constamment dérangé par le téléphone et de pouvoir se concentrer sur ses tâches professionnelles.

Voici quelques conseils pour vous aider à rester productif pendant votre journée de télétravail.

1. Définissez des heures de disponibilité

Lorsque vous travaillez à domicile, il est important de définir des heures de disponibilité claires. Communiquez à vos collègues, clients et collaborateurs les moments auxquels vous êtes disponible pour les appels téléphoniques. Cela peut être une plage horaire spécifique chaque jour ou certains jours de la semaine. En dehors de ces heures, laissez un message d’indisponibilité ou redirigez vos appels vers une boîte vocale ou un collègue.

2. Utilisez un répondeur professionnel

Pour éviter d’être dérangé par des appels non urgents, utilisez un répondeur professionnel. Personnalisez votre message d’accueil en indiquant que vous êtes en télétravail et que vous répondrez aux appels dès que possible. Encouragez les personnes à laisser un message détaillé par email ou un sms pour faciliter le suivi ultérieur. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre travail sans être interrompu par des appels qui ne nécessitent pas une réponse immédiate. De plus, vous avez la possibilité de laisser un message chaleureux avec une musique d’attente au lieu de laisser le téléphone sonner dans le vide !

3. Utilisez la fonction « Ne pas déranger »

La fonction « Ne pas déranger » vous permet de bloquer les appels entrants pendant une période déterminée. Activez cette fonction pendant vos heures de travail pour vous concentrer pleinement sur vos tâches. Vous pouvez également configurer des exceptions pour les appels importants ou de certaines personnes spécifiques afin de ne pas manquer des informations cruciales.

4. Communiquez vos préférences de communication

Informez vos collègues et clients de vos préférences de communication. Si vous préférez les emails ou les messages instantanés pour certaines questions ou discussions, faites-leur savoir. En établissant clairement vos préférences, vous pouvez orienter les personnes vers des moyens de communication plus adaptés à votre travail en télétravail, réduisant ainsi les appels non essentiels.

5. Planifiez des créneaux dédiés aux appels

Pour éviter d’être constamment interrompu par des appels tout au long de la journée, planifiez des créneaux dédiés aux appels. Bloquez des plages horaires spécifiques dans votre emploi du temps où vous serez disponible pour répondre aux appels téléphoniques. Cela vous permettra de vous concentrer sur d’autres tâches en dehors de ces créneaux et de limiter les interruptions constantes.

6. Utilisez des outils de communication professionnels

Pour faciliter la gestion de vos appels professionnels, utilisez des outils de communication professionnels tels que les systèmes de téléphonie cloud. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées, telles que la redirection d’appels, la personnalisation des messages d’accueil et la gestion des horaires d’ouverture. Ils vous permettent de contrôler votre disponibilité et de mieux gérer les appels entrants.