Publié le 27 juin 2024
Un cas d’école de transformation digitale avec Ubefone
Dans un monde où la communication évolue à un rythme effréné, les institutions académiques ne sont pas en reste. La modernisation des systèmes téléphoniques devient une nécessité incontournable pour répondre aux besoins des utilisateurs.
Sorbonne Université a récemment fait un pas décisif en choisissant Ubefone pour digitaliser sa téléphonie et répondre aux nouvelles exigences de la collaboration.
Voici comment cette collaboration exemplaire a permis à l’une des plus prestigieuses universités de France d’innover et de moderniser son infrastructure téléphonique
Contexte et défis : 12 000 collaborateurs à migrer
Face à des infrastructures téléphoniques vieillissantes, Sorbonne Université s’est trouvée dans l’obligation de moderniser ses systèmes pour répondre aux exigences actuelles de ses 12 000 collaborateurs. Les installations, certaines datant de plus de quinze ans, incluaient des PABX et autres équipements désuets. Cette hétérogénéité rendait la gestion complexe et inefficace, notamment dans un contexte post-COVID où le télétravail est devenu la norme.
Nos infrastructures étaient non seulement obsolètes mais également inadaptées aux nouvelles pratiques de travail, comme le télétravail. La nécessité d’une solution plus flexible et moderne était impérative explique Fabrice Moutte, Directeur des Systèmes d’Information à Sorbonne Université.
Le choix de Ubefone
Dans un marché concurrentiel, Sorbonne Université a opté pour Ubefone, une entreprise reconnue pour son agilité et sa capacité à fournir des solutions de téléphonie cloud sur mesure, son partenaire CFI, Compagnie Française Informatique, s’est chargé quant à lui de fournir les casques sans fil et téléphones IP. Ubefone a su démontrer une flexibilité et une réactivité qui ont su convaincre les décideurs de l’université.
Nous avons choisi Ubefone pour leur capacité à s’adapter à nos besoins spécifiques et à nous fournir des rapports détaillés et précis, essentiels pour la gestion de nos dépenses, leur approche personnalisée a fait la différence, souligne Fabrice Moutte.
Solution proposée et mise en oeuvre
La solution de téléphonie cloud développée par Ubefone a été créée pour centraliser et simplifier la gestion des services téléphoniques de l’université. L’implémentation s’est effectuée en plusieurs étapes, facilitées par la collaboration entre les équipes d’Ubefone et celles dirigées par Mejdi BOUCHLAGHEM, responsable des infrastructures. Une attention particulière a été accordée à la formation des utilisateurs et à l’intégration des systèmes existants.
Le passage à une solution cloud nous a permis non seulement de moderniser notre infrastructure mais également de répondre aux nouveaux besoins de mobilité et de confidentialité de nos utilisateurs, ajoute Fabrice Moutte.
La possibilité de programmer les horaires d’appel et d’utiliser des serveurs vocaux interactifs a été particulièrement appréciée par les équipes.
Défis et réussites
Le projet n’a pas été exempt de défis. La phase de preuve de concept (POC) a duré un an, en grande partie pour assurer une bonne adoption de la nouvelle technologie. Ubefone a joué un rôle crucial en fournissant un support continu et en adaptant la solution aux besoins spécifiques de l’université, comme l’intégration des téléphones IP existants et des interphones analogiques.
Le succès de cette transformation réside dans l’approche collaborative adoptée par Ubefone. Leur capacité à former nos équipes et à répondre à nos besoins spécifiques a été déterminante, explique Fabrice Moutte.
50% d’économie réalisé
Les résultats parlent d’eux-mêmes. Sorbonne Université a non seulement réussi à moderniser sa téléphonie mais également à réaliser des économies significatives. La simplification de la gestion et l’amélioration de la satisfaction des utilisateurs sont des indicateurs clés du succès de cette transformation.
Nous avons déjà observé une meilleure adoption des nouvelles pratiques de téléphonie, et nous prévoyons des économies de l’ordre de 50% » annonce Fabrice Moutte.
À long terme, Sorbonne Université souhaite une adoption complète de la solution sur les postes de travail, éliminant ainsi le besoin de téléphones physiques, elle laissera cependant le choix aux utilisateurs.
Une collaboration efficace
Fort de cette expérience positive, Fabrice Moutte n’hésite pas à recommander Ubefone à d’autres institutions.
Ubefone a su démontrer une agilité et une capacité d’adaptation remarquables. Leur approche personnalisée et leur expertise en téléphonie cloud en font un partenaire de choix pour toute institution cherchant à moderniser ses systèmes de communication, conclut-il.
Ubefone : L’Expertise au Service de l’Innovation
Ce cas d’école à Sorbonne Université illustre parfaitement comment Ubefone, avec son approche centrée sur le client et son expertise en solutions de téléphonie cloud, peut transformer les défis de communication en opportunités d’innovation.
Le partenaire d’Ubefone, CFI Intégrateur de solutions a également participé activement à la réussite de ce projet en fournissant les équipements nécessaires à la modernisation de la téléphonie de Sorbonne Université.
À propos de Sorbonne Université : Sorbonne Université est une institution de renommée mondiale, avec une tradition d’excellence académique et de recherche. En adoptant des solutions de téléphonie cloud innovantes, l’université continue de se positionner à la pointe de la modernité et de l’efficacité opérationnelle.
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